Kontakte (vormals Sorgeberechtigte)¶

Hinweis!

Das Menü Sorgeberechtigte wird ab Magellan 11 in das Menü Kontakte umbenannt. Hintergrund ist, dass in diesem Menü viel mehr als nur die Personensorgeberechtigten der Schüler verwaltet werden können. Sie können hier jegliche Personen anlegen, die Sie im Zusammenhang mit Schülern abbilden möchten. Das können die Eltern sein, aber auch Mitarbeiter des Jugendamtes, Betreuer in Wohngruppen, Fahrer usw. Dazu passend ist der Reiter Kinder in den Reiter Schüler umbenannt worden.

Kontakte werden in Magellan zentral verwaltet. Ein Kontakt muss daher nur einmal erfasst werden, auch wenn er mehreren Schülern der Schule mit ggfs. unterschiedlichen Rollen zugewiesen werden soll (Vater von Schüler1, Betreuer von Schüler2 usw.). Die Zuordnung eines Kontaktes und damit auch die Festlegung des Verhältnisses zwischen dem Schüler und dem Kontakt (Vater, Onkel, Betreuer usw.) erfolgt nie aus dem Menü Kontakt heraus, sondern wird immer vom Bewerber oder vom Schüler aus vorgenommen. Eine Anleitung dafür finden Sie jeweils im Kapitel "Bewerber" und "Schüler".

Neuen Kontakt aufnehmen¶

Einen neuen Kontakt können Sie entweder im Rahmen der Aufnahme der Bewerber/Schüler (siehe Kapitel "Bewerber" oder "Schüler") erfassen oder direkt im Menü Kontakt eingeben.

Um einen neuen Kontakt aufzunehmen, klicken Sie in der Startleiste auf der linken Bildschirmseite auf Kontakte. Wählen Sie dann das Plus in der oberen Symbolleiste oder die Tastenkombination STRG+N. Es öffnet sich das Dialogfenster Neuer Kontakt.

Geben Sie Vor- und Nachname ein und bestätigen Sie mit OK. Der neue Kontakt wird erstellt. Sie befinden sich automatisch auf der Registerkarte Daten. Sollte der Kontakt als bereits erfasst erkannt werden, erscheint automatisch das Fenster der Doublettenprüfung (siehe Doublettenprüfung). Geben Sie nun die erforderlichen Daten zum Kontakt ein.

Hinweis

Sie können um auf Ansprechpartner oder Familienmitglieder für einen Schüler zu verweisen, vom Register Daten1 des Schülers/Bewerbers aus auf Datensätze aus den Menüs Personen, Lehrer oder Schüler/Bewerber verweisen.

Registerkarte `Kontakt > Daten`¶

Hier können Sie neben der Adresse auch den Status der Erreichbarkeit des Kontaktes eintragen. Bei den Funktionen 1 und 8 können Sie bis zu acht besondere Funktionen wie z.B. Elternsprecher zuordnen. Die Funktionen sind Schlüsselfelder, die zuvor unter Extras > Schlüsselverzeichnis > Funktionen (Kontakte) definiert werden.

Registerkarte `Kontakte > Schüler`¶

Auf der Registerkarte Schüler werden alle dem Kontakt zugeordneten Schüler mit folgenden Daten aufgelistet:

Schülername
Geburtsdatum
aktuelle Klassenzugehörigkeit
höchster Zeitraum
Laufbahneintrag (Stamm- oder Nebenschüler)
Verhältnis

Hier werden alle Schüler aufgelistet, die dem Kontakt Andrea Antelami zugewiesen wurden.

Kontakt-Liste aktuell halten¶

Status¶

Jedem Kontakt (Mehrfachmarkierungen sind möglich) kann über Rechtsklick > Status zuweisen… der Status aktiv bzw. nicht aktiv zugeordnet werden. Auf dem selben Weg können Sie den Status auch wieder ändern.

Beim Ausschulen eines Schülers können Sie optional angeben, ob die jeweiligen Kontakte des auszuschulenden Schülers inaktiv gesetzt werden sollen, wenn diese keinem weiteren aktiven Schüler an der Schule zugeordnet wurden.

Kontakt löschen¶

Wenn man Kontakte löschen möchte, dann markiert man die gewünschten Datensätze in der Auswahlliste Kontakte und klickt auf Löschen.

Vor dem eigentlichen Löschen hat man die Möglichkeit der Unterscheidung: